Introdução

O desenquadramento do Simples Nacional é um dos temas que mais exigem atenção na virada do ano. A transição para 2026 envolve prazos curtos, necessidade de revisão de pendências e acompanhamento constante da receita acumulada. Para muitas empresas, a permanência no regime depende de ações preventivas tomadas ainda em 2025. Para escritórios contábeis, esse período concentra análises detalhadas, revisões fiscais e orientações estratégicas que evitam impactos tributários no exercício seguinte. Neste contexto, plataformas de gestão como a iCount Plus contribuem para dar mais previsibilidade ao processo. O uso de informações consolidadas, limites atualizados e alertas de acompanhamento reduz riscos e facilita a tomada de decisão por parte de empresários e contadores.

Desenvolvimento

O que é o desenquadramento do Simples Nacional

Quando ocorre

O desenquadramento acontece quando a empresa deixa de cumprir condições previstas na Lei Complementar 123. Ele pode ser provocado por ultrapassagem do limite de receita, por irregularidades fiscais ou pela prática de atividades impedidas. A exclusão impede a empresa de recolher tributos pelo regime simplificado a partir do início do ano-calendário seguinte.

Tipos de desenquadramento: de ofício e por comunicação

O desenquadramento pode ocorrer de duas formas. Na exclusão de ofício, o fisco identifica irregularidades e promove a retirada automática do regime, enviando termo de exclusão ao contribuinte. Na comunicação obrigatória, a própria empresa informa que deixou de atender aos requisitos e solicita sua saída, geralmente por mudança de atividade ou alteração societária.

Principais motivos de desenquadramento para 2026

Ultrapassagem do limite de quatro milhões e oitocentos mil reais

Um dos motivos mais comuns é a receita bruta anual acima do limite de quatro milhões e oitocentos mil reais. O acompanhamento precisa ser feito mensalmente, observando a receita acumulada e os meses de referência. Para empresários, ferramentas como a iCount Plus ajudam a visualizar o limite consumido ao longo do ano. O monitoramento claro e atualizado permite identificar de forma antecipada quando a empresa está próxima do excesso. É recomendável que o empresário solicite ao seu contador o uso da plataforma para manter a gestão sob controle.

Excesso dentro e fora do limite: diferenças e efeitos

O excesso dentro do limite ocorre quando a receita acumulada supera quatro milhões e oitocentos mil reais, porém não ultrapassa limites superiores previstos em regra específica. Nessa situação, a exclusão se aplica no ano seguinte. Já o excesso fora do limite caracteriza extrapolação significativa, que pode gerar efeitos retroativos e exigir recolhimento complementar. Para escritórios contábeis, ferramentas de acompanhamento centralizado como a iCount Plus facilitam a identificação dessas situações e apoiam na comunicação preventiva com os clientes.

Débitos tributários e pendências cadastrais

A existência de dívidas não regularizadas com a Receita Federal, estados ou municípios pode impedir a permanência no regime. Pendências cadastrais, divergências em declarações ou omissões em obrigações acessórias também podem levar à exclusão. Ter uma visão consolidada das pendências do CNPJ é essencial. Para contadores, a iCount Plus facilita esse acompanhamento, permitindo visualizar dívidas e inconsistências que precisam ser regularizadas.

Atividades impeditivas e alterações societárias

Certas atividades econômicas são incompatíveis com o Simples Nacional. Alterações societárias também podem impactar o enquadramento. O uso de uma base única de informações, como a disponibilizada pela iCount Plus, ajuda escritórios a manter o cadastro dos clientes organizado e atualizado, evitando desenquadramentos por falhas cadastrais.

Irregularidades fiscais detectadas em malha

O cruzamento de dados entre declarações, notas fiscais e bases de terceiros permite que o fisco identifique inconsistências. A iCount Plus fornece ao escritório uma visão organizada das obrigações entregues, ajudando a identificar divergências e reduzir os riscos de exclusão de ofício.

Como evitar o desenquadramento no final de 2025

Monitoramento mensal e acumulado da receita

O acompanhamento da receita acumulada é a principal medida para evitar excessos. Para empresários, acompanhar esses valores pelo painel da iCount Plus traz clareza sobre o limite restante. A solicitação ao contador para usar a plataforma contribui para uma gestão mais segura.

Controle de sublimites estaduais

Estados com sublimites exigem atenção redobrada. Escritórios podem usar ferramentas consolidadas, como a iCount Plus, para monitorar automaticamente o enquadramento do cliente.

Regularização de débitos antes da virada do ano

A regularização prévia evita impeditivos na opção pelo Simples em janeiro. Escritórios conseguem visualizar pendências diretamente no painel fiscal da iCount Plus, facilitando o trabalho de revisão.

Revisão de atividades e contratos sociais

CNAEs incorretos ou atividades impeditivas são causas comuns de exclusão. O uso de bases atualizadas na iCount Plus ajuda o escritório a manter o cadastro societário organizado e alinhado ao regime adequado.

Conferência de obrigações acessórias e divergências

A consistência das obrigações acessórias é fundamental. A visualização centralizada proporcionada pela iCount Plus auxilia o escritório a identificar falhas de envio e divergências que podem gerar impeditivos.

O que fazer se a empresa for notificada pela Receita Federal

Como consultar e interpretar o termo de exclusão

O termo de exclusão é disponibilizado no portal do Simples Nacional ou no e-CAC. Caso o escritório utilize a iCount Plus, é possível registrar e acompanhar esses alertas internamente, facilitando a comunicação com o cliente.

Prazos para regularização

Em muitos casos, a regularização tempestiva impede a exclusão. Escritórios com uso de ferramentas de organização e notificações automáticas conseguem acionar os clientes rapidamente.

Quando é possível manter o enquadramento

Regularizações confirmadas antes do prazo podem cancelar a exclusão. A iCount Plus contribui ao manter o escritório atualizado sobre pendências e ajustes necessários.

Planejamento para migração a outro regime

Se a exclusão for inevitável, o planejamento deve ser antecipado. Contadores que utilizam a iCount Plus têm acesso a dados consolidados que ajudam a comparar cenários e orientar o cliente.

Rotinas essenciais do escritório contábil para a virada de 2026

Fechamento preventivo de faturamento

A iCount Plus centraliza informações fiscais e facilita a conferência do faturamento do ano, reduzindo retrabalhos.

Projeções financeiras e avaliação de cenários

Com dados atualizados, escritórios podem projetar cenários com maior precisão. A plataforma apoia nessa análise, oferecendo histórico de faturamento e painéis comparativos.

Suporte ao cliente e revisão de débitos

Com comunicação em massa via iCount Plus, o escritório consegue avisar clientes rapidamente sobre riscos de desenquadramento, mantendo todos informados.

Preparação para a opção do Simples em janeiro

Ter a base de dados estruturada na iCount Plus facilita a verificação de regularidade e a preparação para a opção no início do ano.

Conclusão

O desenquadramento do Simples Nacional exige atenção técnica e planejamento. A prevenção depende de monitoramento contínuo da receita, regularização de pendências e revisão de atividades. Para empresários, acompanhar limites e indicadores por meio de plataformas como a iCount Plus traz segurança e previsibilidade. Para escritórios contábeis, o uso de ferramentas centralizadas, alertas automáticos e notificações em massa é um diferencial que reduz riscos e melhora a comunicação com os clientes. A organização antecipada e o acompanhamento cuidadoso garantem segurança jurídica e previsibilidade tributária para o próximo exercício.